Nell’ambito del welfare aziendale, le spese sostenute dal lavoratore che usufruisce di determinati beni e servizi possono essere oggetto di rimborso diretto da parte dell’impresa. Si tratta, ad esempio, delle spese di istruzione, per i servizi di assistenza a familiari anziani e non autosufficienti, per il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale, nonché per i servizi di baby-sitting.
Nella gestione del welfare aziendale, l’azienda può decidere di offrire/mettere a disposizione/concedere i beni e servizi alla generalità o categorie omogenee di dipendenti in modo diretto ovvero avvalendosi dei servizi offerti dai provider welfare.
La scelta tra una modalità o l’altra dipende non solo dalla variabile “prezzo/costo” del servizio e dal numero dei lavoratori destinatari ma anche e soprattutto dalla tipologia di beni e servizi offerti.
Ci sono, infatti, determinati beni e servizi che possono essere oggetto di rimborso della spesa sostenuta dal lavoratore direttamente. Tra questi vi rientrano le spese di istruzione, i servizi di assistenza a familiari anziani e non autosufficiente, il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale.
Proviamo qui di seguito a fare il punto della situazione su tali beni anche alla luce anche alla luce del chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate in risposta ad un quesito in merito ai servizi di baby-sitting.
In un’ottica di una gestione interna del welfare, la normativa attuale (art. 51 del TUIR) consente di individuare alcuni beni e servizi per i quali è ammesso il rimborso delle spese sostenute dal lavoratore.
Si tratta in particolare di:
- d-bis) le somme erogate o rimborsate alla generalità o a categorie di dipendenti dal datore di lavoro o le spese da quest’ultimo direttamente sostenute, volontariamente o in conformità a disposizioni di contratto, di accordo o di regolamento aziendale, per l’acquisto degli abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale del dipendente e dei familiari indicati nell’articolo 12 che si trovano nelle condizioni previste nel comma 2 del medesimo articolo 12;
- f-bis) le somme, i servizi e le prestazioni erogati dal datore di lavoro alla generalità dei dipendenti o a categorie di dipendenti per la fruizione, da parte dei familiari indicati nell’articolo 12, dei servizi di educazione e istruzione anche in età prescolare, compresi i servizi integrativi e di mensa ad essi connessi, nonché per la frequenza di ludoteche e di centri estivi e invernali e per borse di studio a favore dei medesimi familiari;
- f-ter) le somme e le prestazioni erogate dal datore di lavoro alla generalità dei dipendenti o a categorie di dipendenti per la fruizione dei servizi di assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti indicati nell’articolo 12;
A differenza di altri beni e servizi individuati nel paniere di cui all’art. 51 per i quali viene richiesto che il servizio o opere siano messi a disposizione direttamente dal datore ovvero da parte di strutture esterne all’azienda ma a condizione che il dipendente resti estraneo al rapporto economico che intercorre tra l’azienda e il terzo erogatore del servizio, questi servizi di welfare possono essere gestiti mediante il rimborso della spesa sostenuta dal lavoratore a condizione che questa sia comprovata e documentata.
Servizi di educazione e istruzione
Con la circ. 28/E/2016 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che rientrano in tale servizio agli asili nido, le scuole materne, i centri estivi e invernali e le ludoteche. Vi rientrano, come borse studio, anche le erogazioni di somme corrisposte per assegni, premi di merito e sussidi per fini di studio a favore di familiari di cui all’art. 12, rientrando in tale nozione contributi versati dal datore di lavoro per rimborsare al lavoratore le spese sostenute per le rette scolastiche, tasse universitarie, libri di testo scolastici, nonché gli incentivi economici agli studenti che conseguono livelli di eccellenza nell’ambito scolastico.
Sempre secondo l’Agenzia, rientrano il servizio di trasporto scolastico, il rimborso di somme destinate alle gite didattiche, alle visite d’istruzione ed alle altre iniziative incluse nei piani di offerta formativa scolastica nonché l’offerta – anche sotto forma di rimborso spese – di servizi di baby-sitting.
Con particolare riferimento ai servizi di baby-sitting, è stato posto un quesito all’Agenzia delle Entrate se per tale servizio trovi applicazione il principio già sancito con la risposta n. 144/2024 ovvero che con riferimento alle spese per l’attività sportiva praticata dai familiari dei dipendenti queste rientrano nell’agevolazione solo se svolte nell’ambito di “iniziative incluse nei piani di offerta formativa scolastica”.
Secondo l’Agenzia, in linea con il citato orientamento, per i servizi di baby-sitting sarà possibile fruire del regime di esclusione dal reddito di lavoro dipendente nella sola ipotesi in cui questi servizi siano resi nell’ambito di “iniziative incluse nei piani di offerta formativa scolastica”; in caso contrario, le somme rimborsate dal datore di lavoro dovranno essere assoggettate a tassazione.
Servizi di assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti
La norma con la finalità di conciliare le esigenze della vita lavoro del lavoratore consente l’esenzione fiscale e previdenziale delle prestazioni di assistenza per i familiari anziani o non autosufficienti erogate anche sotto forma di somme a titolo di rimborso spese.
Per quanto riguarda la platea dei familiari destinatari, l’Agenzia con la circ. n. 28/E/2016 nel richiamare la circ. n. 2/E del 2005 ha chiarito che:
- soggetti non autosufficienti sono coloro che, dietro certificazione medica, non sono in grado di compiere gli atti della vita quotidiana (ad esempio, assumere alimenti, espletare le funzioni fisiologiche e provvedere all’igiene personale, deambulare, indossare gli indumenti ovvero persona che necessita di sorveglianza continuativa);
- familiari anziani sono i soggetti che abbiano compiuto i 75 anni.
Acquisto degli abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale
La norma consente di concedere abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale e interregionale ovvero di rimborsare l’acquisto di tali abbonamenti da parte del lavoratore.
Il beneficiario del bene e servizio è il lavoratore stesso ma anche un suo familiare a condizione che risulti fiscalmente a carico.
L’Agenzia delle Entrate (circ. n. 5/E/2018) ricorda che il bene per essere considerato esente necessita da parte del lavoro l’acquisizione e la conservazione dell’utilizzo delle somme da parte del dipendente coerentemente con la finalità per le quali sono state corrisposte ed è irrilevante la circostanza che le somme erogate coprano o meno l’intero costo dell’abbonamento.
Per quanto riguarda la tipologia di abbonamenti, si tratta di titoli di trasporto che consentano al titolare autorizzato di poter effettuare un numero illimitato di viaggi, per più giorni, su un determinato percorso o sull’intera rete, in un periodo di tempo specificato; rientrano quindi solo le spese/costi per gli abbonamenti che implicano un utilizzo non episodico del mezzo di trasporto pubblico con la conseguenza che non rientrano in tale tipologia i titoli di viaggio che abbiano una durata oraria, anche se superiore a quella giornaliera, né le cosiddette carte di trasporto integrate che includono anche servizi ulteriori rispetto a quelli di trasporto quali ad esempio le carte turistiche che oltre all’utilizzo dei mezzi di trasporto pubblici consentono l’ingresso a musei o spettacoli.
Per servizi di trasporto pubblico locale, regionale o interregionale devono intendersi quelli aventi ad oggetto il trasporto di persone, ad accesso generalizzato, resi da enti pubblici ovvero da soggetti privati affidatari del servizio pubblico sulla base di specifiche concessioni o autorizzazioni da parte di soggetti pubblici.
Infine, atteso l’ampio riferimento all’ambito “locale, regionale e interregionale” contenuto nella norma, il beneficio può riguardare gli abbonamenti relativi a trasporti pubblici che si svolgono tanto all’interno di una regione quanto mediante attraversamento di più regioni
Modalità di rimborso e documentazione delle spese
Per quanto riguarda la modalità di rimborso, questo potrà avvenire mediante l’inserimento della somma nel cedolino paga con cadenze stabilite nell’accordo collettivo o nel regolamento aziendale di welfare. Le somme saranno corrisposte nette ovvero per l’ammontare sostenuto dal lavoratore.
Sarà cura da parte del datore di lavoro acquisire e conservare la documentazione comprovante l’utilizzo delle somme da parte del dipendente coerentemente con le finalità per le quali sono state corrisposte
La richiesta del lavoratore dovrà essere accompagnata da idonea documentazione probante la spesa sostenuta e pertanto il documento dovrà essere intestato al lavoratore o al familiare ed in questo caso, si dovrà attestare di averne sostenuto la spesa.
I documenti che potranno essere ammessi a giustificare la spesa potranno essere:
- fatture;
- ricevute fiscali;
- bollettini postali;
- ricevute bonifici;
- bollettini Mav;
- scontrini parlanti con indicata l’esatta tipologia di bene o servizio prestato e con la puntuale indicazione del fornitore del servizio.
Fonte IPSOA.it
